وظائف المشرف على مركز الوثائق والمحفوظات،فهرسة وثائق الجهاز ومسحها، وتكشيفها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق.
دعونا نتعرف على بعض المعلومات من خلال وظيفة المشرف على مركز الوثائق والمحفوظات، لذلك تابعوا معنا قراءة السطور الآتية.
وظيفة مهام المشرف على مركز الوثائق والمحفوظات
سنتعرف على المهام الأساسية لوظيفة المشرف على مركز الوثائق والمحفوظات وهي كالآتي:
- التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
- إدارة برامج الأرشفة الإلكترونية للوثائق والمحفوظات وتشغيلها واتاحتها للمستفيدين.
- فهرسة وثائق الجهاز ومسحها، وتكشيفها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق.
- توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة للمستفيدين وفقاً لما تحدده التعليميات المنظمة لذلك.
- التنسيق مع الجهات المختصة في الجهاز لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص.
- التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل الرصد التاريخي لنشأة الجهاز وأنظمته ولوائحه وخططه وبرامجه ومشاريعه وتنظيماته الإدارية والإجرائية .
- العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.
- متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قبل الوحدات الإدارية في الجهاز.
- العمل مع الإدارات المختصة في الجهاز لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق وتنميط الوثائق المتماثلة ، وتجنب إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها ، والتنسيق مع المركزالوطني للوثائق والمحفوظات في هذا الشأن.
- تحديد احتياجات المركز الإدارية والمالية لإدراجها في ميزانية الجهاز السنوية .
- إعداد خطط وبرامج عمل المركز السنوية والخمسية.
- أي مهمة أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.
- مخاطبة نظرائه بالإدارات والمصالح الحكومية وغيرها من الجهات ذات العلاقة فيما يدخل في اختصاص إدارته.
- تحديد احتياجات الإدارة ورفعها لجهات الاختصاص في الجامعة.
- الموافقة على الإجازات الاعتيادية لمنسوبي الإدارة والإبلاغ عن مباشراتهم للعمل أوالتأخر أو الانقطاع عنه للجهات المختصة في الجامعة لاتخاذ ما يلزم نظاماً .
- إعداد تقارير الأداء الوظيفي لمنسوبي إدارته.
- إنهاء مهام موظفي الإدارات المرتبطة به.
نكون قد وصلنا إلى ختام موضوعنا لهذا اليوم والذي تحدث فيها عن وظيفة المشرف على مركز الوثائق والمحفوظات، وهذا عبر موقعنا الجميل موقع وظائف الإلكتروني إلى اللقاء دمتم برعاية الله وحفظه.
