وظائف مساعد إداري وُظائف

وظائف مساعد إداري

وظائف ومهام مساعد إداري

أهلاً وسهلاً بكم إخواني وأخواتي الزوار الكرام عدنا لكم اليوم في موضوع جديد ومفيد لكم والذي يقدم عبر موقعنا (وظائف الإلكتروني) ومن خلال هذا الموضوع سوف نتحدث عن (وظائف ومهام مساعد إداري) فقط إستمرو معنا من خلال الفقرات القادمة.

الهدف الوظيفي مساعد إداري

  • تقديم الخدمات الإدارية، وأعمال السكرتارية التي تسهم في إدارة، وتنظيم سير العمليات التعلمية.

وظائف ومهام مساعد إداري

  • استلام البريد الوارد على الموظفين المعنيين حسب شرح مدير الإدارة.
  • تنظيم الاتصالات الكتابية، ومتابعة تنفيذ الشروحات على المعاملات.
  • تسجيل، وتسديد المعاملات الصادرة في برنامج الاتصالات الإدارية بعد التأكد من اعتمادها من مدير الإدارة أو صاحب الصلاحية، ومن، وجود جميع المرفقات إن وجدت.
  • متابعة، طباعة البريد الالكتروني يوميا د، وعرضه على مدير الإدارة، وتوزيعه حسب توجيه مدير الإدارة، وتوثيقه، وأرشفته إلكترونياً/ إرسال، وإعادة توجيه البريد الالكتروني حسب توجيه مدير الإدارة، والتأكد من استلامه من قبل الجهات المعنية.
  • متابعة تسديد الخطابات العاجلة، والهامة في المواعيد المحددة.
  • تنظيم، وأرشفة ملفات ( الوارد/الصادرة/ تعاميم/ أخرى) بشكل يضمن سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة.
  • استقبال المعاملات الواردة بالفاكس، وتوثيقها، وإجراء اللازم حيالها حسب توجيه مدير الإدارة/ إرسال المعاملات بالفاكس، والتأكد من استلامها من قبل الجهات المعنية، وأرشفتها في ملف خاص.
  • تذكير مدير الإدارة بمواعيد اللقاءات الداخلية، ومواعيد الاجتماعات، والزيارات الميدانية، وتحضير الوثائق المطلوبة.
  • إعداد قاعدة بيانات خاصة بموظفي الإدارة تشمل جميع البيانات الوظيفية الهامة، وتحديثها بشكل دوري، وانشاء مجموعات بريدية للجهات الخارجية، والداخلية.
  • تنظيم، وإدارة أعمال إدخال البيانات، وتحديثها، توثيقها بشكل مستمر.
  • إعداد الخطابات الجوابية حسب توجيه مدير الإدارة.
  • أخذ توقيع الموظفين بالعلم على التعاميم، والنشرات الداخلية.
  • الإشراف على استكمال إجراءات الحجز، والسفر.
  • استقبال المستفيد من داخل/ خارج الإدارة، والرد على استفساراتهم، وتوجيههم حسب تعليمات مدير الإدارة .
  • تنظيم جدولة مواعيد المستفيدين من داخل، / وخارج الإدارة.
  • استقبال التبليغات الهاتفية حسب توجيهات مدير الإدارة.
  • استقبال المكالمات الهاتفية الواردة، والرد على الاستفسارات بعد الرجوع للموظفة المختصة.
  • استطلاع رأي المستفيد من جودة الخدمة في الإدارة.
  • الإعداد، والتنظيم للاجتماعات قبل /أثناء/ بعد ( مباشر، تقني، خارجي).
  • إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وخطابات الدعوة بعد عرضها على مدير الإدارة ثم إرسالها للجهات ذات العلاقة.
  • إعداد العروض التقديمية، والملخصات وفق الأسس الفنية، وعرضها على مدير الإدارة.
  • تجهيز، وتنظيم الملفات الخاصة بالاجتماعات.
  • تجهيز مواد، وأدوات الاجتماع.
  • الإشراف، والمتابعة قبل بدء الاجتماع بوقف كاف من سلامة التجهيزات التقنية، والفنية.
  • إعداد كشف حضور الاجتماع مع تدوين مسمى الوظيفة، والتوقيع لكل شخص حضر الاجتماع.
  • تحرير وقائع الاجتماعات من قبل ( المقررة المكلفة).
  • إعداد مسودة محضر الاجتماع، وعرضها على مدير الإدارة.
  • كتابة محضر الاجتماع النهائي، وتوقيعه من قبل مدير الإدارة مع تصويره بالأعداد المطلوبة، وتوزيعه على الأعضاء المعينين.
  • إرسال نسخة من التوصيات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع إلى الجهات المعنية.
  • إعداد أي مراسلات تم الاتفاق عليها خلال الاجتماع.
  • تسجيل أي مواعيد قادمة تم تحديدها خلال الاجتماع بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل.
  • إعداد ملف الاجتماع من جميع الوثائق ( الدعوة، وجدول الأعمال، وكشف الحضور، وأصل محضر الاجتماع، ونسخ القرارات، والخطابات المعدة) وحفظها، وأرشفتها في ملف بشكل يضمن سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة حين الحاجة.
  • إعداد جدول الزيارات، وتبليغ الجهات المعنية وفق النماذج الرسمية المعتمدة من قبل الإدارة.
  • إعداد خطاب لمدير إدارة الخدمات العامة لتأمين سائق سيارة.
  • اعتماد التقارير الزيارات من مدير الإدارة، ورفعها للجهات المعنية.
  • تزويد إدارة الإعلام التربوي بما يستجد لدى الإدارة وفق نموذج يعتمد من مدير الإدارة.
  • متابعة المواد الإعلامية لمنجزات الإدارة على البوابة الإلكترونية للإدارة.
  • متابعة لوحة الإعلانات الخاصة بالإدارة، وتحديثها باستمرار لمنجزات الإدارة، وأحدث التعليم.
  • متابعة كل ما ينشر في الصحف المحلية بشأن فعاليات، وأنشطة الإدارة.
  • متابعة تأمين/ صيانة التجهيزات المكتبية ( أثاث /الآن التصوير/ أجهزة الهاتف/ ثابت/ فاكس).
  • متابعة تأمين/ صيانة التجهيزات التقنية أجهزة الحاسب الآلي،/ وماحقاته/ طابعات /ماسح ضوئي التمديدات الفنية).
  • متابعة أعمال الأعطال للشبكة الإلكترونية.
  • متابعة تأمين احتياجات الإدارة من ( قرطاسية/ أحبار/ ورق تصوير/ أظراف).
  • التأكد من وجود السلامة( طفاية حريق/ حقيبة اسعافات أولية/ مخارج طوارئ.
  • متابعة سلامة السجل، واستكمال كامل توقيعات الحضور، والانصراف اليومي لجميع موظفي الإدارة.
  • حضر الاستئذان/ ساعات التأخير اليومي، وشهريا للموظفين، والرفع لمدير الإدارة.
  • احتساب الإجازات الاضطرارية/ وعدد أيام الغياب ( بعذر وبدون عذر) و حفظها، ارشفتها في الملفات الخاصة بالموظفين.
  • متابعة استلام تقارير الإجازات المرضية للموظفين، وحفظها في ملف خاص لرفعها لشؤون الموظفين.
  • إعداد الخطابات الخاصة بالدوام، ومرفقاتها بنهاية كل شهر.
  • الرفع بشأن الانتداب، وبدل الدوام.

العلاقات الوظيفية مساعد/ة المدير /ة + مشرف موهوبين

  • جميع الموظفين بالإدارة/ المستفيد الداخلي، والخارجي.

متطلبات الوظيفة مساعد إداري

  • المؤهل : بكالوريوس.
  • الخبرة : سنتان في مجال العمل الإداري.
  • المهارات :
  • إلمام بالحاسب الآلي، أجهزة الفاكس.
  • طريق الفهرسة، الحفظ للوثائق، والملفات.
  • فن المكاتبات الرسمية، وصياغاتها ( الخطاب/ المذكرة/ التقارير).
  • تصدير، وتوريد المكاتبات.
  • تنظيم الاجتماعات، واللقاءات، والدورات التدريبية.
  • مهارات إدارة الوقت، وأدواته.
  • الاتصال، والتواصل الإنساني.
  • إعداد قاعدات البيانات.
وإلى هنا أكون قد أنتهيت من موضوع هذه المقالة والذي تحدثنا عن من خلال الإسطر السابقة ( وظائف ومهام مساعد إداري  ) والذي كان مفيد لكم إخواني وأخواتي الزوار من هنا من موقع ( وظائف الإلكتروني)  قدمنا ما هو مفيد لكم وإلى اللقاء آخر.