وظائف مساعد إداري وُظائف

وظائف مساعد إداري

وظائف ومهام مساعد إداري.

عدنا لكم زوارنا الكرام في مقال جديد ومفيد لكم والذي تتحدث عن (وظائف ومهام مساعد إداري) والذي يقدم عبر موقعنا ( وظائف الإلكتروني) ونلقاكم أخواني وأخواتي الزوار الكرام من خلال الإسطر القادمة.

الهدف الوظيفي مساعد إداري

  • الارتقاء بمستوى الأداء المهني، والفني لإدارة الإشراف التربوي لتحقيق أهداف الإشراف التربوي.

وظائف ومهام مساعد إداري

  • جميع الأعمال لمكتب المدير.
  • الإعداد، والتنظيم للاجتماعات ( قبل / أثناء/بعد) مباشر ،تقني، وخارجي) .
  • إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وخطابات الدعوة بعد عرضها على مدير الإدارة ثم إرسالها للجهات ذات العلاقة.
  • متابعة تأمين احتياجات الإدارة وفق الميزانية، وحفظ العهد، واستكمال إجراءاتها، والإشراف على برنامج فارس.
  • تذكير المدير بمواعيد اللقاءات الداخلية، والخارجية، ومواعيد الاجتماعات، والزيارات الميدانية، وتحضير الوثائق المطلوبة.
  • إعداد الخطابات حسب توجيه مدير الإدارة.
  • تسجيل المعاملات الصادرة في برنامج راسل ( تعميم رقم ١٠١٦ وتاريخ ١٤٣٩/٢/٢٧ ه‍)بعد التأكد من اعتمادها من المدير أو صاحب الصلاحية، ومن وجود جميع المرفقات إن وجدت.
  • تسجيل المعاملات الصادرة في برنامج إنجاز.
  • تنظيم، وأرشفة ملفات الصادر بشكل يضمن سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة.
  • إرسال المعاملات الصادرة بالفاكس، وبرامج راسل، والتأكد من استلامها من قبل الجهات المعنية، وأرشفة في الملفات الخاصة بها أو بالبريد الالكتروني.
  • أخذ توقيع الموظفين بالعلم على التعاميم، والنشرات الداخلية.
  • استلام المعاملات الواردة، وعرضها على المدير، وتوزيعه على الموظفين المعنيين حسب الشرح.
  • متابعة، وطباعة البريد الالكتروني يومياً وعرضها على المدير، وتوزيعه حسب توجيهها، وتوثيقه، وأرشفة إلكترونياً/إرسال وإعادة توجيه البريد الالكتروني حسب توجيه المدير.
  • إعداد كشف حضور الاجتماع مع تدوين مسمى الوظيفة، والتوقيع لكل شخص حضر الاجتماع، وكتابة محضر الاجتماع النهائي، وتوقيعه من قبل المدير مع تصويره بالأعداد المطلوبة، وتوزيعه على الأعضاء المعينين.
  • تنظيم، وأرشفة ملفات ( الوارد ، الاستعداد للعام الدراسي ، الخطة ، والاجتماعات) بشكل يفيد سلامتها، وسرعة استرجاعها.
  • استقبال المعاملات الواردة بالفاكس، وبرنامج راسل، وتوثيقها، وإجراء اللازم حسب توجيه مدير الإدارة.
  • متابعة سلامة السجل، واستكمال كامل توقيعات الحضور ، والانصراف اليومي لجميع موظفي الإدارة.
  • حصر الاستئذان / ساعات التأخير اليومي، شهرياً للموظفين، والرفع لمدير الإدارة.
  • احتساب الإجازات الاضطرارية/ وعدد الغياب (بعذر وبدون عذر) وحفظها، وأرشفتها في الملفات الخاصة.
  • متابعة استلام تقارير الإجازات المرضية للموظفين، وحفظها في ملف خاص لرفعها لشؤون الموظفين.
  • إعداد الخطابات الخاصة بالدوام، ومرفقاتها بنهاية كل شهر.
  • تنظيم، وأرشفة الملفات بشكل يفيد سلامتها، وسرعة استرجاعها.
  • أي مهام تسند لها من قبل مدير الإدارة.

العلاقات الوظيفية مساعد إداري

  • الاتصال المباشر مع كافة المستفيدين من داخل الإدارة، وخارجها.

متطلبات الوظيفة مساعد إداري

  • المؤهل : ثانوي عامة/ بكالوريوس.
  • الخبرة : سنتان في مجال العمل الإداري.
  • المهارات :
  • إلمام بالحاسب الآلي، وأجهز الفاكس.
  • طرق الفهرسة، والحفظ للوثائق، والملفات.
  • فن المكاتبات الرسمية، وصياغاتها (( الخطاب / المذكرة/ التقارير).
  • تصدير ، وتوريد المكاتبات.
  • تنظيم الاجتماعات، واللقاءات، والدورات التدريبية.
  • مهارات إدارة الوقت، وأدواته.
  • الاتصال، والتواصل الإنساني.
  • إعداد قاعدات البيانات.
 وإلى هنا أكون قد أتممت لكم هذا الموضوع الذي يتحدث عن ( وظائف ومهام مساعد إداري) والذي يقدم عبر موقعنا ( وظائف الإلكتروني) ونلقاكم في مقالة جديدة أن شاء الله.