عدنا لكم زوارنا الكرام في مقال جديد ومفيد لكم والذي تتحدث عن (وظائف ومهام مساعد إداري) والذي يقدم عبر موقعنا ( وظائف الإلكتروني) ونلقاكم أخواني وأخواتي الزوار الكرام من خلال الإسطر القادمة.
الهدف الوظيفي مساعد إداري
- الارتقاء بمستوى الأداء المهني، والفني لإدارة الإشراف التربوي لتحقيق أهداف الإشراف التربوي.
وظائف ومهام مساعد إداري
- جميع الأعمال لمكتب المدير.
- الإعداد، والتنظيم للاجتماعات ( قبل / أثناء/بعد) مباشر ،تقني، وخارجي) .
- إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وخطابات الدعوة بعد عرضها على مدير الإدارة ثم إرسالها للجهات ذات العلاقة.
- متابعة تأمين احتياجات الإدارة وفق الميزانية، وحفظ العهد، واستكمال إجراءاتها، والإشراف على برنامج فارس.
- تذكير المدير بمواعيد اللقاءات الداخلية، والخارجية، ومواعيد الاجتماعات، والزيارات الميدانية، وتحضير الوثائق المطلوبة.
- إعداد الخطابات حسب توجيه مدير الإدارة.
- تسجيل المعاملات الصادرة في برنامج راسل ( تعميم رقم ١٠١٦ وتاريخ ١٤٣٩/٢/٢٧ ه)بعد التأكد من اعتمادها من المدير أو صاحب الصلاحية، ومن وجود جميع المرفقات إن وجدت.
- تسجيل المعاملات الصادرة في برنامج إنجاز.
- تنظيم، وأرشفة ملفات الصادر بشكل يضمن سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة.
- إرسال المعاملات الصادرة بالفاكس، وبرامج راسل، والتأكد من استلامها من قبل الجهات المعنية، وأرشفة في الملفات الخاصة بها أو بالبريد الالكتروني.
- أخذ توقيع الموظفين بالعلم على التعاميم، والنشرات الداخلية.
- استلام المعاملات الواردة، وعرضها على المدير، وتوزيعه على الموظفين المعنيين حسب الشرح.
- متابعة، وطباعة البريد الالكتروني يومياً وعرضها على المدير، وتوزيعه حسب توجيهها، وتوثيقه، وأرشفة إلكترونياً/إرسال وإعادة توجيه البريد الالكتروني حسب توجيه المدير.
- إعداد كشف حضور الاجتماع مع تدوين مسمى الوظيفة، والتوقيع لكل شخص حضر الاجتماع، وكتابة محضر الاجتماع النهائي، وتوقيعه من قبل المدير مع تصويره بالأعداد المطلوبة، وتوزيعه على الأعضاء المعينين.
- تنظيم، وأرشفة ملفات ( الوارد ، الاستعداد للعام الدراسي ، الخطة ، والاجتماعات) بشكل يفيد سلامتها، وسرعة استرجاعها.
- استقبال المعاملات الواردة بالفاكس، وبرنامج راسل، وتوثيقها، وإجراء اللازم حسب توجيه مدير الإدارة.
- متابعة سلامة السجل، واستكمال كامل توقيعات الحضور ، والانصراف اليومي لجميع موظفي الإدارة.
- حصر الاستئذان / ساعات التأخير اليومي، شهرياً للموظفين، والرفع لمدير الإدارة.
- احتساب الإجازات الاضطرارية/ وعدد الغياب (بعذر وبدون عذر) وحفظها، وأرشفتها في الملفات الخاصة.
- متابعة استلام تقارير الإجازات المرضية للموظفين، وحفظها في ملف خاص لرفعها لشؤون الموظفين.
- إعداد الخطابات الخاصة بالدوام، ومرفقاتها بنهاية كل شهر.
- تنظيم، وأرشفة الملفات بشكل يفيد سلامتها، وسرعة استرجاعها.
- أي مهام تسند لها من قبل مدير الإدارة.
العلاقات الوظيفية مساعد إداري
- الاتصال المباشر مع كافة المستفيدين من داخل الإدارة، وخارجها.
متطلبات الوظيفة مساعد إداري
- المؤهل : ثانوي عامة/ بكالوريوس.
- الخبرة : سنتان في مجال العمل الإداري.
- المهارات :
- إلمام بالحاسب الآلي، وأجهز الفاكس.
- طرق الفهرسة، والحفظ للوثائق، والملفات.
- فن المكاتبات الرسمية، وصياغاتها (( الخطاب / المذكرة/ التقارير).
- تصدير ، وتوريد المكاتبات.
- تنظيم الاجتماعات، واللقاءات، والدورات التدريبية.
- مهارات إدارة الوقت، وأدواته.
- الاتصال، والتواصل الإنساني.
- إعداد قاعدات البيانات.
وإلى هنا أكون قد أتممت لكم هذا الموضوع الذي يتحدث عن ( وظائف ومهام مساعد إداري) والذي يقدم عبر موقعنا ( وظائف الإلكتروني) ونلقاكم في مقالة جديدة أن شاء الله.
