وُظائف

وظائف مساعد إداري

أهلاً وسهلاً بكم زوارنا الإعزاء في موقعنا (وظائف الإلكتروني ) والذي يتحدث عن (وظائف ومهام مساعد إداري) ونلقاكم خلال هذه الفقرات التالية.

الهدف الوظيفي مساعد إداري

  • توريد المعاملات الواردة من مركز الاتصال الإدارية سكرتير، وتوريدها برقم الإحالة، وباسم المختص ليتم إنهاء سرعة إجراء الرد عليها، ومن ثم تصديرها بعد إتمام إجراء الرد عليها، وإرسالها للجهات المعنية.
  • تقديم الخدمات الإدارية ، وإدارات الشؤون التعليمية.

وظائف مهام مساعد إداري

  • التأكد من المعاملات الواردة التي تواجهها من قبل مدير الإدارة أو من ينوب.
  • التدقيق على المعاملة الواردة، ومن عدد مشفوعتها .
  • توريد المعاملة في البرنامج الوزاري (راسل) ويراعافيه تسجيل تاريخ الاستلام، ورقم الإحالة ، واسم المختص بها
  • استقبال المعاملات الواردة بالفاكس، وتوثيقها، وإجراء اللازم حيالها حسب توجيه مدير الإدارة/إرسال المعاملات بالفاكس، و التأكد من استلامها من قبل الجهات المعنية، وأرشفتها في ملف خاص.
  • التدقيق على المعاملات الصادرة، والمعتمدة من مدير الإدارة أو من ينوب عنه.
  • تصدير المعاملات للجهات المعنية كانت خارج مبنى إدارة التعليم أو مباشرة للإدارة المعنية.
  • أخذ صورة من المعاملة، وحفظها بالملف.
  • طباعة بيان استلام المعاملات الصادرة.
  • الإعداد، والتنظيم للأجتماعات ( قبل/ أثناء/بعد) مباشر، تقني، خارجي).
  • إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وخطابات الدعوة بعد عرضها على مدير الإدارة ثم إرسالها للجهات ذات العلاقة.
  • إعداد العروض التقديمية، والملخصات وفق الأسس الفنية، وعرضها على مدير الإدارة.
  • تجهيز، وتنظيم مواد الملفات الخاصة بالاجتماعات.
  • تجهيز مواد، وأدوات الاجتماع.
  • الإشراف، والمتابعة قبل بدء الاجتماع بوقف كاف من سلامة التجهيزات التقنية، والفنية.
  • إعداد كشف حضور الاجتماع مع تدوين مسمى الوظيفة، والتوقيع لكل شخص حضر الاجتماع.
  • تحرير، وقائع الاجتماعات من قبل ( المقررة المكلفة).
  • إعداد مسودة محضر الاجتماع، وعرضها على مدير الإدارة.
  • كتابة محضر الاجتماع النهائي، وتوقيعه من قبل مدير الإدارة مع تصويره بالأعداد المطلوبة، وتوزيعه على الأعضاء المعينين.
  • إرسال نسخة من التوصيات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع إلى الجهات المعنية.
  • إعداد أي مراسلات تم الاتفاق عليها خلال الاجتماع.
  • تسجيل أي مواعيد قادمة تم تحديدها خلال الاجتماع بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل.
  • إعداد ملف الاجتماع من جميع الوثائق ( الدعوة، وجدول الأعمال، وكشف الحضور، وأصل محضر الاجتماع، ونسخ القرارات، والخطابات المعدة) وحفظها، وأرشفتها في ملف خاص بشكل يضمن سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة حين الحاجة.
  • إعداد جدول الزيارات، وتبليغ الجهات المعنية وفق النماذج الرسمية المعتمدة من قبل الإدارة.
  • إعداد خطاب لمدير إدارة الخدمات العامة لتأمين سائق، وسيارة.
  • اعتماد تقارير الزيارات من مدير الإدارة، ورفعها للجهات المعنية.
  • تزويد إدارة الإعلام التربوي بما يستجد لدى الإدارة وفق نموذج يعتمد من مدير الإدارة.
  • متابعة المواد الإعلامية لمنجزات الإدارة على البوابة الإلكترونية للإدارة.
  • إعداد الخطابات الجوابية حسب توجيه مدير الإدارة.
  • أخذ توقيع الموظفين بالعلم على التعاميم، والنشرات الداخلية.
  • الإشراف على استكمال إجراءات الحجز، والسفر.
  • استقبال المستفيد من داخل/خارج الإدارة، والرد على استفساراتهم، وتوجيههم حسب تعليمات مدير الإدارة.
  • تذكير مدير الإدارة بمواعيد اللقاءات الداخلية، والخارجية، ومواعيد الاجتماعات، والزيارات الميدانية، وتحضير الوثائق المطلوبة.
  • متابعة تسديد الخطابات العاجلة، والهامة في المواعيد المحددة.
  • تنظيم، وأرشفة ملفات ( الوارد/ الصادرة/ التعاميم/ أخرى) بشكل سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة.
  • متابعة تأمين / صيانة التجهيزات التقنية ( أجهزة حاسب آلي، وملحقاته/ طابعات/ماسح ضوئي/ التمديدات الفنية).
  • متابعة أعمال الأعطال للشبكة الإلكترونية.
  • متابعة تأمين احتياجات الإدارة من ( قرطاسية/أحبار/ ورق تصوير/ أظرف).
  • التأكد من، وجود، وسلامة ( طفاية الحريق – حقيبة اسعافات أولية- مخارج الطوارئ ).
  • القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر.
  • استقبال المكالمات الهاتفية الواردة، والرد على الاستفسارات بعد الرجوع للموظبة المختصة.

العلاقات الوظيفية مساعد إداري

  • الاتصال المباشر بمدير الإدارة وجميع الموظفين.

متطلبات الوظيفة مساعد إداري

  • المؤهل: دبلوم.
  • الخبرة:
  • مهارات استخدام الحاسب الآلي.
  • التعامل لبرنامج الوزاري (راسل).
  • التحلي بمميزات إدارية.
  • المعرفة بمعل الشؤون الإدارية، وشئون الموظفين.
  • مهارات عالية جداً في التنظيم.
  • المعرفة في التعامل مع أجهزة الفاكس، والتصوير، وغيرها.
وأخيراً أكون قد أتممت لكم هذا الموضوع الذي يتحدث عن (وظائف ومهام مساعد إداري ) والذي نتحدث عنها من خلال موقعنا (وظائف الإلكتروني) ونلقاكم في مقالة جديدة بإذن الله تعالى.
السابق
وظائف كاتب
التالي
وظائف موظف الارشيف